Приём нового сотрудника на работу

ОГЛАВЛЕНИЕ

Медосмотр при приеме на работу                     • Шаг 2: заключение трудового договора

Документы для трудоустройства                        • Шаг 3: издание приказа о приёме на работу

Шаг 1: ознакомление с норм. актами                 • Шаг 4: запись в трудовой и личная карточка

Поиск, отбор и оформление на работу персонала обычно проводится специально нанятыми для этого сотрудниками, объединёнными в кадровую службу. Однако в малых организациях зачастую кадровыми операциями приходится заниматься самому руководителю или назначенному им лицу (секретарь / бухгалтер).

 

Прежде чем оформлять соискателя на должность

Обычно работодатель перед оформлением трудовых отношений проверяет и анализирует информацию о будущем сотруднике. Испытание при приёме в компанию может проводиться в форме собеседования, тестовых заданий, конкурсных работ и пр. Законодательство не ограничивает нанимателя в вариантах видов предварительного общения с соискателями, но категорически запрещает отказ в приёме на должность без наличия должных оснований.

Мотивированный отказ в оформлении на работу соискателю возможен в ряде случаев, в том числе:

1) Если он младше 16 лет (ст. 63 ТК РФ).

2) Если он относится к категории лиц, работа которых по рассматриваемой вакансии прямо запрещена или ограничена Трудовым кодексом или другими законодательными актами. Например, ограничения для женщин в работе с поднятием и переносом тяжестей или недопущение несовершеннолетних к совмещению должностей, обе из которых предполагают вредный фактор производства.

3) Если его деловые качества не соответствуют требованиям нанимателя, т.е. в силу недостаточного опыта, отсутствия нужного уровня образования или личностных характеристик претендующий на должность не сможет выполнять предлагаемую трудовую функцию.

Важно! С 01.07.2016 г. наниматели должны в обязательном порядке проверять соискателей на соответствие требованиям квалификации, если такие предусмотрены профессиональными стандартами в ТК РФ и других законах или актах (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).

4) Если он не предоставляет обязательные документы, которые перечисляются в ч. 1 ст. 65 ТК РФ (см. ниже).

5) Если его состояние здоровья определяет недопустимость работы по предлагаемой должности. Соискателю можно отказать, если по результатам медицинского осмотра выявляются противопоказания или если претендующий на должность отказывается проходить обязательный медосмотр.

 

Медосмотр при приёме на работу

Расходы на процедуру предварительного медосмотра несёт наниматель. Он должен либо компенсировать потраченную сумму претендующему на должность, либо выдать направление на процедуру в медицинскую организацию, с которой заключён специальный договор об услугах.

Медосмотр перед оформлением на работу нужно пройти лицам, принимаемым на работу:

  • с использованием компьютерной техники более 50% рабочего времени (п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, Письма Роструда от 09.10.2015 № ТЗ/20422-3-3, Минтруда от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397)
  • в медицинскую организацию (ст. 213 ТК РФ, п. 15.1 СанПиН 2.1.3.2630-10);
  • в косметические и парикмахерские кабинеты (п. 9.29 СанПиН 2.1.2.2631-10)
  • в организации общепита и пищевой промышленности (ст. 213 ТК РФ, п. 1 ст. 23 Закона от 02.01.2000 N 29-ФЗ);
  • вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
  • связанную с движением транспорта (ст. 213 ТК РФ), в т.ч. обеспечивающие движение поездов (Постановление Правительства РФ от 08.09.1999 N 1020);
  • в организации, занимающиеся строительством и производством стройматериалов и конструкций (п. 13.1 СанПиН 2.2.3.1384-03, п. 13.1 СанПиН 2.2.3.1385-03);
  • в область торговли (ст. 213 ТК РФ);
  • в детское учреждение (ст. 213 ТК РФ);
  • на подземные работы (ст. 330.3 ТК РФ);
  • связанную с вредными или опасными условиями труда (по перечню из ст. 213 ТК РФ);
  • несовершеннолетним (ст. 69, ст. 266 ТК РФ).

Результатом удовлетворительного медосмотра будет медицинская книжка, справка или медицинское заключение с разрешением на выполнение планируемой работы.

За допуск персонала к выполнению обязанностей без получения результата обязательного медосмотра нанимателю может грозить административная ответственность - КоАП РФ (ч. 3 и ч.5 ст. 5.27.1).

                 Субъект Первичное нарушение,
штраф (руб.)
                     Повторное нарушение
       Штраф (руб.)              Другое
Организация       110 000 – 130 000    100 000 – 200 000 приостановление деятельности до 90 суток
Индивидуальный предприниматель         15 000 – 25 000      30 000 – 40 000
Руководитель или ответственное лицо дисквалификация от года до трёх лет

 

Документы для трудоустройства

Соискатель должен предоставить следующие обязательные документы (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):

1) Паспорт или справку 2П, когда паспорт находится на оформлении;

2) Трудовую книжку, кроме эпизодов:

  • выхода на работу впервые;
  • утери или повреждения книжки;
  • приёма на работу совместителя;
  • приёме на дистанционную работу, если в соглашении нанимателя и сотрудника присутствует договоренность о невнесении такой работы в трудовую;

3) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), кроме эпизодов:

  • оформления на работу впервые;
  • утери свидетельства.

Важно! Для сотрудника, устраивающегося на работу впервые, свидетельство ОПС и трудовую книжку должен оформить наниматель.

4) Документы об образовании и квалификации, подтверждающие наличие особых знаний, требуемых для работы по должности;

5) Документы воинского учёта – при необходимости. Причём в некоторых случаях допустимо принять на работу человека, не предоставившего военный билет, но при этом надо обязательно оповестить военкомат о заключении трудовых отношений с военнообязанным или подлежащим призыву;

6) Справку о судимости – в отдельных случаях, упомянутых в ТК РФ.

Список документов, которые надо затребовать у будущего сотрудника, иногда может быть расширен (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).

Важно! Заявление с просьбой о приёме на работу по закону необходимо писать только государственным и муниципальным служащим. Для любых других сотрудников основанием трудовых отношений станет договор, а заявление может быть написано для удобства нанимателя.

За включение в штат лиц, не предоставивших обязательные документы, работодателю грозит административное наказание - КоАП РФ (ч. 1 и ч.4 ст. 5.27).

                 Субъект Первичное нарушение, штраф (руб.)                      Повторное нарушение
       Штраф (руб.)              Другое
Организация         30 000 – 50 000       50 000 – 70 000                    –
Индивидуальный предприниматель            1 000 – 5 000       10 000 – 20 000
Руководитель или ответственное лицо дисквалификация от года до трёх лет

 

Шаг 1 — Ознакомление с локальными нормативными актами

Ещё до непосредственного оформления в штат, будущий сотрудник должен просмотреть все обязательные внутренние документы компании, которые имеют отношение к его планируемой трудовой деятельности:

  • правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) и положением об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • правилами хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
  • правилами и инструкцией по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Перечень иных локальных актов, которые издаются в организации, определяется каждым нанимателем индивидуально, исходя из направления его деятельности. Так, на предприятии могут действовать и другие положения, с которыми стоит ознакомиться принимаемому на работу, например:

  • положение о коммерческой тайне;
  • положение об информационной безопасности;
  • коллективный договор;
  • положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
  • положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договор о полной материальной ответственности отдельных должностей и категорий работников и др.

Кроме того, в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 есть упоминание о важности ознакомления сотрудника с его должностной инструкцией. Она может быть издана как отдельным документом, так и быть частью трудового договора.

Порядок ознакомления будущего сотрудника с внутренними документами компании не определён законодательно. Единственное обязательное условие, обеспеченное Трудовым кодексом – что сделать это надо до подписания сторонами трудового договора. На практике сложилось так, что документальным подтверждением прочтения сотрудником предоставленных актов является его личная подпись с датой и расшифровкой:

  • либо в журнале или реестре ознакомления;
  • либо на отдельных листах ознакомления, подшиваемым к самим локальным актам.

Как вариант, отметку об ознакомлении с перечнем локальных актов можно включить в текст заключаемого в дальнейшем трудового договора.

За непроведение своевременного ознакомления работников с необходимыми документами наниматель может быть привлечён к ответственности в соответствии с КоАП РФ (см. таблицу выше). Как доказывает судебная практика, отсутствие подписи ознакомления также может послужить оправданием сотруднику, нарушившему внутренний трудовой распорядок, и помочь ему избежать взыскания в случае прогула, нанесения ущерба имуществу или иного проступка.

 

Шаг 2 — Заключение трудового договора

Письменное соглашение между нанимателем и сотрудником составляется с целью документального фиксирования прав и обязанностей сторон, однако, если какой-то предусмотренный законодательством момент не упомянут непосредственно в тексте договора, это не может обнулить его действие (ч. 5 ст. 57 ТК РФ).

Форма договора может быть произвольной, но в ней должны содержаться обязательные условия и сведения, упомянутые в ч. 1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ:

  • ФИО сотрудника и информация о его удостоверении личности;
  • полное наименование и ИНН нанимателя;
  • место и дата подписания трудового соглашения;

Важно! Трудовой договор может быть заключён в любой день, включая выходные и праздники. При этом начать работу сотрудник должен будет в соответствии с назначенным графиком, и день выхода на работу тоже может быть официально нерабочим (ст. 111, 113 ТК РФ).

  • планируемое место работы;
  • название должности или специальности сотрудника;

Важно! Необходимо, чтобы должность по наименованию полностью соответствовала единице, установленной в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 5 письма Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1), и повторяла точную формулировку из Единого квалификационного справочника работ и профессий рабочих.

  • дата, с которой сотрудник приступит к выполнению обязанностей;

Важно! Если дата начала работы в тексте не прописана, то первым днём выполнения трудовой функции должен стать следующий рабочий день после вступления договора в силу (ч. 3 ст. 61 ТК РФ).

  • график работы, если для названной должности он отличается от общего внутреннего распорядка;
  • характер работы, если он отличается от общего – например, разъездной;
  • размер заработной платы, прочие гарантии и компенсации, включая условие об обязательном социальном страховании;

Важно! В тексте договора лучше указать конкретную сумму оклада или предусмотренной тарифной ставки. В случае включения в текст вместо этого фразы «согласно штатному расписанию» повлечёт за собой обязательное приложение «штатки» к договору, а обо всех изменениях документа, даже не касающихся сотрудника, придётся его уведомлять.

  • условия труда на рабочем месте.

Если уже после подписания выяснилось, что в тексте отсутствуют какие-то из обязательных условий или сведений, то это не аннулирует договор, а лишь требует его доработки. Чаще всего дополнение текста недостающей информацией проходит в форме составления дополнительного соглашения, объявляемого частью основного договора.

Если текст договора предусматривает дополнительные условия из перечня ч. 4 ст. 57 (например, об испытании или обязанности отработать период после обучения), то нужно следить за тем, чтобы указанные условия не ущемляли права работника, гарантированные ему трудовым законодательством и локальными нормативными актами. Так, например, предусматривая в договоре период испытательного срока, надо следить, чтобы он не превысил трех месяцев (кроме случаев из ч. 5 ст. 70 ТК РФ), а условие испытания не было назначено лицам, перечисленным в ч. 4 ст. 70 ТК РФ.

Большинство заключаемых трудовых договоров не содержат указания на срок действия и, по сути, являются бессрочными. Если у нанимателя есть желание и основание на установление срочных трудовых отношений, то он обязательно должен включить это условие в текст договора.

Номер трудового договора не является его обязательным реквизитом, но для удобства документооборота возможно ведение нумерации договоров. В письме Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 приводится пример, в котором в качестве номера выступает набор цифр, состоящий из сквозного порядкового номера самого договора и месяца-года его подписания.

Обязательность печати нанимателя на договоре тоже не закреплена законодательно. На практике почти всегда работодатели проставляют оттиск своей печати на документах, что не является нарушением и вполне может быть использовано как дополнительный гарант безопасности в документообороте компаний.

Договор составляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны. О получении своего экземпляра сотрудник должен поставить подпись на экземпляре работодателя. Изменение условий документа впоследствии возможно, но на это будет требоваться согласие обеих подписавших сторон. Факт заключения договора желательно зафиксировать в журнале регистрации трудовых договоров компании. Ведение подобной книги может обеспечить нанимателю в дальнейшем доказательство факта существования заключенного трудового договора.

За любое из нарушений в области надлежащего оформления трудового договора наниматель может понести административную ответственность - КоАП РФ (ч. 3 и ч.5 ст. 5.27).

                 Субъект Первичное нарушение, штраф (руб.)                      Повторное нарушение
       Штраф (руб.)              Другое
Организация        50 000 – 100 000    100 000 – 200 000                   –
Индивидуальный предприниматель          5 000 – 10 000       30 000 – 40 000
Руководитель или ответственное лицо          10 000 – 20 000                  – дисквалификация от года до трёх лет

 

Шаг 3 — Издание приказа о приёме на работу

Далее руководитель издаёт распоряжение о приёме сотрудников на работу, основанием которых становится подписанный сторонами договор. Приказ издаётся в единственном экземпляре. По просьбе сотрудника ему выдаётся копия. При формировании распоряжения руководителю можно использовать форму как унифицированную (№ Т-1), так и разработанную самостоятельно и закреплённую в учётной политике.

Важно! Госкомстат России среди унифицированных форм предусматривает форму приказа № Т-1а, который позволяет одновременное оформление группы сотрудников. Однако чтобы при ознакомлении с документом нескольких работников не разглашать тайну их персональных данных, в т.ч. уровня доходов, использовать такую форму нежелательно и лучше оформлять на каждого нового сотрудника отдельный приказ.

При заполнении формы распоряжения нужно учитывать, что содержание приказа не должно противоречить тексту договора (ч.1 ст. 68 ТК РФ), а также:

  • наименование работодателя должно быть взято из учредительных документов;
  • информация об отделе и должности должна совпадать с соответствующими данными штатного расписания компании;
  • сведения о суммах зарплаты должны соответствовать сведениям из штатного расписания;
  • информация об испытательном сроке включается в текст приказа, только если условие о его наличии предусмотрено трудовым договором;
  • распоряжение может подписать не только руководитель компании, но и другое уполномоченное на то лицо.

Обеспечить наличие подписи работника на приказе желательно сразу после его оформления, но однозначно в течение следующих трёх дней после начала выполнения сотрудником своих должностных обязанностей.

 

Шаг 4 — Запись в трудовую книжку и оформление личной карточки

В течение следующих семи дней после издания приказа о приёме наниматель обязан внести сведения об оформлении трудовых отношений новому сотруднику в его трудовую. Запись производится в блоке «Сведения о работе» и должна содержать:

  • полное и сокращенное название работодателя в виде заголовка;
  • сквозной порядковый номер;
  • дату оформления на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • наименование отдела и должности;
  • дату и номер приказа о приёме.

После оформления необходимой записи трудовая книжка остаётся у нанимателя, а её поступление на хранение отмечается в книге учёта движения трудовых книжек.

Кроме того, запись из трудовой дублируется в личной карточке сотрудника и подтверждается его подписью об ознакомлении. Личная карточка заводится по форме № Т-2, а информация для внесения берётся из приказа о приёме, предоставленных документов (об образовании, паспорте, трудовой книжке и пр.), и со слов самого работника (например, сведения о ближайших родственниках или адресе фактического места жительства).

Внутренним документооборотом компании могут быть назначены и иные процедуры и документы, которые следует оформить для нового работника (например, заявление на выпуск банковской карты для безналичного перечисления зарплаты). В вопросах заполнения обязательных документов следует учитывать все законодательные требования, соблюдение которых контролируется государственными инспекциями, периодически проводящими проверки.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>