Кассовая дисциплина – это учёт приёма, выдачи и хранения наличных денежных средств по определённым правилам, включающий в себя:
• Своевременное оформление кассовых документов (РКО, ПКО, кассовая книга и др.)
• Соблюдение лимита кассы
• Соблюдение лимита наличных расчётов
• Соблюдение правил выдачи денег в подотчёт
Таким образом, любые операции с наличными деньгами подразумевают соблюдение кассовой дисциплины, независимо от наличия кассового аппарата.
С кассой обычно работает кассир, но также это может делать и сам руководитель (ИП). Кассовые документы формирует главный бухгалтер или иное лицо (руководитель, ИП, кассир) в зависимости от масштабов и структуры организации.
Порядок
С 1 июня 2014 года установлен упрощённый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Теперь ИП имеют лишь одну обязанность: оформлять расчетно-платежные и платёжные ведомости в случае выплаты физлицам зарплаты или иных вознаграждений в наличной форме.
Также ИП и малые организации (численность не более 100 работников и выручка до 400 млн. рублей в год) не должны больше устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе.
Тем не менее, если ИП удобно в своей деятельности использовать кассовые документы, то он вправе это делать на своё усмотрение.
Кассовые документы
Организации и те ИП, которые всё же решат для своего удобства использовать кассовые документы, все кассовые операции оформляют с помощью следующей документации:
1) Приходный кассовый ордер (ПКО) — оформляется при каждом поступлении наличных денег в кассу.
2) Расходный кассовый ордер (РКО) – оформляется при выдаче денежных средств из кассы.
3) Кассовая книга (форма КО-4) – ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег на основании каждого ПКО и РКО.
4) Книга учета денежных средств (форма КО-5) – учёт выдачи и возврата денег между старшим кассиром и остальными кассирами организации.
5) Журнал регистрации кассовых документов (форма КО-3) — все приходные и расходные кассовые документы указываются в этом журнале до передачи их в кассу.
6) Расчётно-платёжная (форма № Т-49) и платёжная ведомость (форма № Т-53) – используются для расчёта и выплаты зарплаты или иных выплат персоналу.
ВАЖНО: КУДиР, книга учёта БСО, справка отчёт (КМ-6) и журнал (КМ-4) кассира-операциониста к кассовой дисциплине не относятся!
Формы: бумажная, электронная
Кассовые документы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Правда последний способ на сегодняшний день ещё не особо «жизнеспособный».
1) В бумажном виде документы заполняются от руки или на компьютере, распечатываются и подписываются собственноручной подписью
2) В электронном виде оформляются с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписываются электронными подписями.
Как уже было сказано, этот способ подходит не для всех кассовых документов, а только для кассовой книги. Остальные документы всё равно придётся распечатывать и использовать в бумажном виде.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (например, превышение лимита наличных расчётов, лимита остатка денег в кассе, неоприходование выручки и др.) предусмотрен административный штраф (ст. 15.1 КоАП РФ):
• Для ИП – от 4 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей
Я ИП УСН 6%, доходы. Вид деятельности — рекламные услуги по интернету. С наличными не работаю, только переводы через яндекскассу на мой счёт. В виду действия ФЗ 54, намерен использовать ККТ, с отправкой чеков только на email клиентов без печати бумажных. Скажите, нужно ли мне вести кассовую дисциплину, если да то в какой форме?