Ведение и хранение трудовых книжек

Сведения о трудовом стаже и деятельности человека фиксируются в трудовой книжке, которая заводится первым нанимателем, а потом бережно передаётся и хранится в местах последующей работы или, в случае отсутствия таковой, на руках у гражданина.

Форма и разделы книжки, правила внесения записей, оформления вкладышей и хранения трудовых чётко регламентируются законом и одинаковы для всех работающих граждан страны.

Руководитель организации или ИП самостоятельно занимается заполнением трудовых книжек только при условии,  что он единственный работник. В остальных же случаях он письменным распоряжением назначает ответственное лицо – обычно сотрудника кадровой службы, а в небольших организациях – бухгалтера или администратора.

 

Хранение и учёт движения трудовых книжек

Чтобы не подвергнуться штрафам, предусмотренным Кодексом административных нарушений, работодатель должен чётко знать и соблюдать несколько правил относительно трудовых книжек:

1) У нанимателя всегда в наличии должны быть несколько запасных новых бланков книжек и вкладышей. За этим следит назначенное ответственное лицо, которое при необходимости оформляет заявку на закупку нужных бланков с последующим отчётом за потраченные суммы.

2) Чтобы строго учитывать получение, движение и выдачу трудовых книжек, вкладышей и дубликатов, в организации в обязательном порядке должны вестись два журнала:

В журналах сквозным образом нумеруются все страницы, их сшивают нитками по корешку, заверяют подписью руководителя и скрепляют пломбой или сургучом.

Важно! Правилами не предусмотрена возможность замены сургуча и пломбы наклейкой из бумаги, проштампованной печатью организации.

3) Хранение трудовых книжек должно осуществляться таким образом, чтобы максимально обеспечивать сохранность документов. Инструкциями предлагается помещение книжек в сейфы или металлические шкафы.

Обычно сотрудникам выдаются на руки их трудовые в момент увольнения. Но бывает, что некоторые книжки остаются невостребованными. Тогда они продолжают храниться у работодателя до момента, пока их не заберёт сам сотрудник или, в случае его смерти, родственник.

 

Уничтожение трудовых книжек

Бланки трудовой книжки или вкладыша уничтожаются, если были испорчены в процессе заполнения. Так как у работодателя ведётся строгий учёт всех бланков, обязательно в момент уничтожения должен быть составлен акт, в котором надо письменно объяснить причину порчи, а в качестве доказательства вклеить вырезанный серийный номер уничтожаемого бланка.

Кроме того, уничтожаются книжки, невостребованные в течение 75 лет. Но, конечно, для большинства лиц, ответственных за трудовые, этот срок означает визу «хранить вечно».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>