Как заполнять журнал кассира-операциониста

Бланк журнала кассира-операциониста по форме КМ-4

• Скачать актуальный бланк КМ-4 (формат Excel).

• Скачать образец заполнения КМ-4.

 

— Инструкция по заполнению —

Журнал заполняется на основании Z-отчётов в конце смены.

Нажимайте на каждое интересующее поле инструкции, чтоб появилась подробная информация.

Журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4) - образец

ГРАФА 1 «Дата (смена)»

Вписываем дату смены, указанную в Z-отчете. Например, 13.01.15.

Если, допустим, работаете круглосуточно и у вас 2 смены за одну дату, то можно к дате добавлять номер смены — 13.01.15 (2).

ГРАФА 2 «Номер отдела (секции)»

Обычно эта графа не заполняется в любом случае.

К тому же во многих ККМ в Z-отчётах не предусмотрено разделение по отделам. Но если говорить обо всех возможных вариантах заполнения, то это может выглядеть так:

Если касса обслуживает 1 отдел:

— ставим цифру 1

— графу оставляем пустой

— ставим прочерки

Если касса обслуживает более 1 отдела:

— вписываются номера отделов, на которые пробивались суммы в данную смену

— графу оставляем пустой

— ставим прочерки

ГРАФА 3 «Фамилия, Имя, Отчество кассира»

Указывается ФИО кассира-операциониста, т.е. лица, проработавшего на ККМ в течении
указанной смены.

ГРАФА 4 «Порядковый номер контрольного счетчика
(отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены)»

В графу заносится порядковый номер Z-отчета. Указан на самом Z-отчете.

В зависимости от модели ККМ, печатается различно, например, Z-отчёт №0001, Z 0001, ЗАКР. СМЕНЫ 0001.

ГРАФА 5 «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика»

Данная форма книги кассира-операциониста является устаревшей и сейчас эта графа по сути является бесполезной, поэтому лучше её вообще не заполнять.

Тем не менее, одни проставляют в этой графе количество продаж за смену, другие — дублируют 4 графу, т.е. ставят порядковый номер Z-отчёта.

ГРАФА 6 «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)»

• Это т.н. накопительный итог. На Z-отчёте может быть написан как, например, ГРОСС ИТОГ, НАРАСТАЮЩИЙ ИТОГ ПРОДАЖ или просто две буквы НИ.

• В этой графе прописывается сумма на начало дня всех пробитых денег на данной ККМ за все время его работы с момента регистрации, т.н. накопительный итог.

• Если касса новая, то первой прописанной суммой будет — 1 руб. 11 коп., которую при регистрации пробивают в налоговой.

• Сумма в этой графе должна быть равна сумме 9 графы за предыдущую смену (день).
Из неё и берём данные:

Журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4) - образец

• Также сумму накопительного итога можно узнать из утреннего X-отчёта, если, конечно, в нём отбиваются эти данные, что не во всех ККМ поддерживается.

ГРАФА 7 и 8: Подпись кассира и администратора

Ставится подпись кассира и администратора в конце каждой смены.

Если эти «должности» в лице одного человека — значит, расписываться в обеих графах.

ГРАФА 9 «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)»

Прощё говоря, это сумма всех пробитых денег с момента регистрации ККМ плюс выручка за текущую смену (день).

Списывается с вечернего Z-отчёта в конце смены.

Формула: 6 графа + 10 графа = 9 графа.

Эту сумму можно сразу вписывать в 6 графу на следующую смену.

ГРАФА 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)»

Указывается выручка (наличная + безналичная + возвраты) за смену (день), пробитая на ККМ.

Сумма выручки печатается на вечернем Z-отчёте.

Формула: 9 графа — 6 графа = 10 графа.

Данные с Z-отчёта сверяйте с данными формулы — они должны совпадать.


Журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4) - образец

ГРАФА 11 «Сдано наличными»

Вносится фактическая сумма наличных денег, сданных в кассу в конце смены.

В эту сумму не входит:

— безналичный расчёт

— возвраты

Формула: 10 графа — 13 графа — 15 графа = 11 графа

ГРАФА 12 «Оплачено по документам, количество»

Отражается количество продаж по безналичному расчёту (банковские карты, чеки и т.п.).

Если расчётов по безналичке не было — ставим прочерк или оставляем строку пустой.

Также не надо ничего вписывать, когда количество таких платежей не можете посчитать, ведь к тому же многие ККМ не имеют счётчиков безналичных операций.

ГРАФА 13 «Оплачено по документам, сумма»

Прописывается фактическая сумма всех пробитых по безналичке платежей.

ГРАФА 14 «Сдано всего»

Отражается итоговая сумма всех денежных средств по наличным и безналичным платежам минус возвраты покупателям, ошибочно пробитые чеки.

Формула: 10 графа — 15 графа = 14 графа.

ГРАФА 15 «Сумма возвратов»

Указывается общая сумма всех возвратов и ошибочно пробитых чеков.

Списать сумму можно с Z-отчёта.

Формула: 14 графа + 15 графа = 10 графа.

ГРАФА 16, 17, 18: Подписи ответственных лиц в конце смены

Ставится подпись кассира, администратора, руководителя.

Если эти «должности» в лице одного человека — значит, расписываться ему во всех графах.

12 Ответов по теме

  1. Закранцова Ирина says:

    в графе 15 записывается ли возврат по безналу. Есть ли ссылка на законодательные документы

    • admin says:

      Добрый день. У нас принято здороваться, прежде чем задавать вопрос.

  2. Мерьем says:

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, при расчете графы 9 (на конец рабочего дня (смены)) сумму возврата необходимо отнимать?

    • admin says:

      Здравствуйте. Нет, расчёт строго по формуле: 6 графа + 10 графа = 9 графа.

  3. Олеся says:

    Добрый день! Скажите пожалуйста, корректно ли написание в графе 6 суммы 00, если на конец предыдущего дня стоял остаток (больше 0)? Пришла в новую организацию, у них заполнение журнала ведется именно таким образом. Спасибо.

    • admin says:

      Здравствуйте, Олеся. Это не то, что некорректно, это абсолютно грубое нарушение, за которое организацию ждёт штраф. В 6 графе априори не может быть нулевая сумма.

  4. Олеся says:

    Спасибо!

  5. Татьяна says:

    Добрый день, вопрос таков: должны ли где то быть прописаны лица имеющие право подписи в графах 8, 17 и 18? И имеет ли право подписи в графе №8 старший кассир, если должности «администратор» в организации нет.

    • admin says:

      Здравствуйте, Татьяна. Если у вас работники официально трудоустроены или подписи ставит сам ИП (директор организации), то проблем никаких нет и лиц, заполняющих журнал, нигде специально прописывать для этого не нужно.Если же у вас неофициально работают люди, то тут, сами понимаете, вопросы от налоговой к вам будут уже только по этому факту, а ведение журнала отойдёт для них на задний план. Что касается строки «Лицо, ответственное за ведение журнала» на титульном листе журнала, то её на практике мало кто заполняет (при этом ответственность автоматически ложится на ИП или директора организации). А если и заполняют, то обычно указывают либо кассира, либо бухгалтера. По поводу второго вопроса: Конечно, имеет, в вышерасположенной инструкции этот момент как раз указан. Если ИП (директор организации) является и кассиром, и директором, и администратором, то он везде и расписывается.

      • Татьяна says:

        Спасибо за ответ, но меня интересует другое, поэтому спрошу более конкретно: все сотрудники официально трудоустроены, несколько кассиров и старший кассир (руководитель и глав. бух другие лица). В графах 17 и 18 есть в скобках пометка «старший кассир», а в графе №8 написано только Администратор. Администратора у нас нет, имеет ли право старший кассир расписываться в графе №8?

        • admin says:

          Так я вам конкретно и ответил на ваш вопрос. Цитата из прошлого ответа: «...Конечно, имеет, в вышерасположенной инструкции этот момент как раз указан».