Как зарегистрировать и открыть обособленное подразделение компании в 2018 году

При динамичном развитии бизнеса, например, при расширении регионов присутствия компании, часто возникает потребность в создании обособленных подразделений юридического лица. Это процедура не так сложна, как может показаться на первый взгляд. А если знать, как правильно оформить все документы, в ней ничего сложного.

Что такое обособленное подразделение юрлица

Анализ действующего гражданского, налогового и трудового законодательства РФ позволяет выделить такие признаки обособленных подразделений компании:

  1. Базирование по адресу, отличному от места расположения компании.
  2. Наличие как минимум одного стационарного рабочего места, созданного на более долгий срок, чем один месяц.
  3. Участие в реализации задач, связанных с деятельностью головной компании.

География создания обособленных подразделений

Особое значение для деятельности компании приобретает понятие места её расположения. Каждое юридическое лицо имеет свой юридический адрес, а в ряде случаев, когда офис или иные производственные помещения располагаются по иному адресу, — и фактический. Однако понятие места расположения юрлица можно трактовать шире — так, как оно записано в уставе фирмы.

Здесь есть небольшая тонкость — учредители вправе указать в этом документе не адрес с точностью до номера дома, корпуса, когда применимо, или даже, например, офиса или квартиры, если фирма зарегистрирована на домашний адрес её первого лица (закон это позволяет). Достаточно ограничиться упоминанием населённого пункта или региона присутствия — например, город Санкт-Петербург или город Королёв Московской области. При таком раскладе предприятие может базироваться где угодно в пределах обозначенной в его уставе местности. Если же в уставе прописан точный адрес вплоть до последней цифры или буквы, необходимость открытия обособленного подразделения может возникнуть даже при размещении отдельных структур фирмы в соседнем офисе.

Географическая карта России

Обособленное подразделение может быть создано в любой точке страны

При этом компания может и не иметь обособленных подразделений, если это не нужно ей самой (вопрос целесообразности их открытия решают учредители, а в некоторых случаях — первые лица, не являющиеся таковыми) и нет законных оснований, которые бы её к этому обязывали.

Если же такая потребность и/или обязанность возникла, обособленное подразделение может быть открыто в том же населённом пункте или ином в пределах региона, другом субъекте РФ и даже за границей, когда это позволяют законы страны, где планируется такое подразделение открыть.

Создание представительств иностранных фирм, включая российские, в последние годы стало популярным способом получить на основании наличия такого представительства и статуса его участника иммиграционную визу в Болгарию. Однако не так давно болгарские власти озаботились обилием представительств фирм, существующих только на бумаге и созданных исключительно для получения вида на жительство в стране. Поэтому они ужесточили требования к таким представительствам и хотят видеть документы, подтверждающие реальную хозяйственную деятельность таких фирм, чего ещё несколько лет назад не требовали.

Создать своё представительство или филиал в России вправе и иностранная фирма. Для этого она должна пройти аккредитацию в налоговой инспекции по месту предполагаемого расположения такого подразделения. Эта процедура отличается от создания обособленного подразделения отечественной компании.

Видео: о создании обособленного подразделения иностранной фирмы в РФ

Разница между обособленными подразделениями и дочерними компаниями

Главное различие между обособленным подразделением и дочерней или иной компанией, зависимой от головной, состоит в том, что обособленное подразделение не имеет статуса юридического лица, а вот у дочерней фирмы он есть.

Дочерним предприятием принято называть то, учредителем которого выступает иное юридическое лицо. При этом варианте взаимоотношений двух юрлиц учредитель именуется материнской компанией, а учреждённая им фирма — дочерней. Закон такие варианты допускает: юридическое лицо вправе быть как единственным учредителем, так и соучредителем другого юрлица, допускается и наличие соучредителей — физических и юридических лиц у одной компании.

Более наглядно все различия между ними можно представить в виде таблицы.

Таблица: отличия обособленного подразделения от зависимых компаний

Критерий сравнения Обособленное подразделение Дочерняя или зависимая компания
Правомочность. Полностью зависит от головного офиса. Самостоятельное юридическое лицо со всеми правами и обязанностями.
Участие в правоотношениях и судебных процессах. Возможно при наличии доверенности на совершение соответствующих действий от «головной» организации. Обладает и тем, и другим.
Имущественные вопросы. Закреплённое имущество. Обособленное имущество.
Ответственность по обязательствам головной структуры. Закреплённые активы могут быть использованы для исполнения обязательств компании. Не отвечает по обязательствам материнской компании, только по собственным.

Виды обособленных подразделений юрлица

В 2018 году возможны три вида обособленных подразделений фирмы:

  1. Филиал.
  2. Представительство.
  3. Стационарное рабочее место.

Однако исчерпывающего перечня вариантов в действующем законодательством не предусмотрено, так что теоретически возможно и возникновение каких-то иных форм. Впрочем, на практике вполне достаточно и имеющихся.

Что такое филиал

Ключевое отличие филиала состоит в том, что в дополнение ко всем названным признакам обособленного подразделения он обладает правом ведения коммерческой деятельности и вообще осуществлением всех функций головной организации или их части. Он также вправе вести самостоятельную бухгалтерию, открывать счета в банках, создаётся по решению учредителей, а сведения о нём подлежат занесению в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Филиалы

Филиалы — обособленные подразделения компании, расположенные вне места нахождения юридического лица и осуществляющие все её функции или их часть, в том числе функции представительства

Что такое представительство

Представительство обладает практически всеми перечисленными признаками филиала, кроме одного — его функциональность в сравнении с ним ограничена и сводится исключительно к представлению и защите интересов головной организации в регионе присутствия. Вести коммерческую деятельность или осуществлять какие-либо функции, кроме представления и защиты интересов, оно не вправе.

Представительство или филиал, как было уже сказано, не могут быть самостоятельными участниками судебных слушаний. Но право представлять интересы головной организации в суде по месту своего расположения у них есть.

Что такое стационарное рабочее место

Стационарные рабочие места обладают всеми такими признаками обособленного подразделения, но максимально на фоне всех рассматриваемых вариантов ограничены в части функциональности. Они не могут вести коммерческую деятельность и представлять интересы головной организации, не ведут бухучёт, не имеют счетов в банке. Сведения о них в ЕГРЮЛ не вносятся, но о создании такого рабочего места головная организация обязана в месячный срок с момента его организации уведомить налоговые органы. При создании филиала или представительства отдельно уведомлять об этом налоговые органы не надо, достаточно своевременно внести изменения в ЕГРЮЛ. Для создания стационарного рабочего места достаточно приказа первого лица компании, решение учредителей не требуется.

Рабочее место в офисе

Одно рабочее место, например, в ковокинг-офисе, в ряде случаев может считаться обособленным подразделением

Речи о создании стационарных рабочих мест не идёт, если работник выполняет свои служебные обязанности (осуществляет трудовую функцию) на дому, дистанционного, вахтовым методом, когда его работа носит разъездной или подвижной характер и не предполагает наличия стационарного рабочего места и это оговорено в трудовом договоре с ним.

Если редакция федерального СМИ берёт в штат собственного корреспондента в регионе, возможны два варианта оформления трудовых отношений. Если собкор выполняет свою работу на дому, достаточно заключить с ним трудовой договор как с удалённым работником. А вот когда редакция арендует для него офис под корпункт или предоставляет ему для работы помещение, находящееся у неё в собственности или специально приобретаемое для этих целей, есть смысл оформить стационарное рабочее место, особенно если условия трудового договора включают обязанность присутствия сотрудника в таком помещении.

Во всех случаях создания обособленного подразделения для удовлетворения критерию хотя бы одного стационарного рабочего места достаточно самого факта его наличия, даже если работник вообще там ни разу не появился.

Иная ситуация, когда СМИ создаёт свою региональную версию, для которой предполагается полная самоокупаемость как минимум в перспективе, а также привлечение местной рекламы силами собственной службы продаж. Тут уже нужен филиал, поскольку только он обладает всем набором необходимых функций. Впрочем, не будет нарушением закона и создание дочернего, но формально самостоятельного предприятия.

Осенью 2006 года санкт-петербургская сеть районных газет «Мой район» запустила аналогичный проект в Москве. Для этого компания, являющаяся учредителем издания, открыла в столице филиал.

В последние годы некоторые столичные IT-компании практикуют наём программистов в регионах. При этом нередко формируется целая команда во главе с руководителем, а для более эффективного взаимодействия работодатель обеспечивает их производственными помещениями, необходимой техникой, покрывает все расходы, связанными с их эксплуатацией, приобретением расходных материалов для обеспечения полноценной работы такой команды и т. п.

Обязанности такой команды, как правило, ограничиваются разработкой программного продукта для нужд головного офиса, то есть сугубо трудовой функцией. Создания стационарных рабочих мест для этого вполне достаточно.

Человек за компьютером

Если для организации рабочего места удалённого работника задействовано оборудованное помещение, это уже обособленное подразделение

Несколько иной расклад, когда возникает потребность в финансовой самостоятельности обособленного подразделения. Ведь часто проще выделить ему необходимый бюджет и делегировать полномочия по распоряжению им, чем оплачивать счёт за каждый картридж для принтера на его нужды. Вот тут же потребуется как минимум представительство, поскольку у того есть право открыть и использовать счёт в банке, вести бухгалтерию (как минимум для отчётности перед головным офисом об освоении выделенных средств и т. п.).

Если наладить взаимодействие такой команды полностью удалённо через интернет, отпадает потребность и в офисе, и становится достаточным оформить всех участников как дистанционных работников, заключив с каждым из них соответствующий трудовой договор. Возможен и вариант гражданско-правового договора, но тогда отпадает возможность прописать в нём рабочий распорядок, которой по закону относится к прерогативе исключительно трудовых отношений.

Таблица: все виды обособленных подразделений юрлица

Критерии Филиал Представительство Стационарное рабочее место
Набор функций. Все или часть функций головной организации. Только представление и защита интересов головной организации. Исключительно выполнение трудовой функции.
Право на коммерческую деятельность. Есть. Нет. Нет.
Обязанность информировать налоговые органы о создании. Нет. Нет. В течение месяца после создания.
Внесение сведений в ЕГРЮЛ. Вносятся. Вносятся. Не вносятся.
Порядок создания. По решению учредителей. По решению учредителей. Приказом первого лица компании.
Право на самостоятельное ведение бухучёта. Есть. Есть. Нет.
Право открытия собственного счёта в банке. Есть. Есть. Нет.

Видео: что нужно для открытия филиала

Порядок открытия обособленного подразделения компании

При открытии филиала ООО надо действовать в таком порядке:

  1. Созвать общее собрание учредителей. Если вопрос не терпит отлагательства, созывается внеочередное собрание. При ином раскладе можно дождаться планового и включить все вопросы, связанные с созданием филиала, в его повестку дня. Когда учредитель один, ему достаточно подготовить необходимые документы и утвердить их своим единоличным решением.
  2. Подготовить проект положения о филиале (образец). Если отложить этот вопрос, придётся созывать для его утверждения отдельное собрание.
  3. Определить, есть ли необходимость отражать открытие филиала в уставе компании. Если да, подготовить проект устава с необходимыми изменениями (образец). Необходимость изменений в уставе определяется одним из двух факторов:
    • наличие в нём информации о других обособленных подразделениях, созданных ранее. Если эти сведения там есть, внесения информации о новом филиале не избежать;
    • формой заявления в налоговую инспекцию. Если та принимает вариант Р14001, регистрировать новую редакцию устава не надо. А вот при подаче формы Р13001 вносить в устав изменения придётся. Вопрос, не настаивает ли ваша территориальная налоговая инспекция на конкретном варианте, лучше уточнить непосредственно в ней перед подготовкой документов.
  4. Провести общее собрание учредителей, где принять решение о создании филиала, утвердить положение о нём и, если есть необходимость, устав в новой редакции. При одном учредителе всё это оформляется его соответствующими единоличными решениями.
  5. Назначить директора филиала. Полномочия директора филиала подтверждаются нотариальной доверенностью (образец). Порядок его назначения определяется уставом фирмы, в зависимости от того, что в нём записано, возможны два варианта:
    • на общем собрании учредителей или решением единственного учредителя;
    • приказом генерального директора ООО.
  6. Подготовить проект документов для внесения изменений в ЕГРЮЛ и, если необходимо, регистрации новой версии устава фирмы. Комплект включает:
    • заполненную форму Р14001 (бланк, инструкция по заполнению, образец) или Р13001 (бланк, официальные требования к заполнению, образец), подписанную директором ООО. Подпись директора заверяет нотариус. Для этого необязательно приглашать его на собрание, достаточно подписать документ и у него в офисе;
    • протокол общего собрания или решение единственного учредителя с пунктами о создании филиала, утверждении положения о нём и, если вносятся изменения в устав, новой редакции этого документа (образец);
    • экземпляр новой редакции устава, если в него внесены изменения;
    • нотариальную доверенность на имя директора филиала с полным перечнем всех делегируемых ему полномочий. Оформить такую доверенность целесообразно при посещении нотариуса для заверки подписи первого лица компании под заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ;
    • квитанцию об оплате госпошлины в размере 800 рублей, если внесены изменения в устав. Сформировать платёжку или квитанцию для оплаты можно с помощью электронного сервиса на сайте Федеральной налоговой службы. За добавление в ЕГРЮЛ информации о филиале или представительстве госпошлина в 2017 году не взимается.
  7. Не позже трёх рабочих дней после проведения общего собрания или издания решения единственного учредителя передать документы в налоговую инспекцию по месту регистрации головной компании. Сделать это можно:
    • при личном визите первого лица компании в налоговую инспекцию;
    • через представителя, на которого выписана доверенность;
    • по почте.
  8. Через пять рабочих дней получить ответ ИФНС. Налоговики либо вносят необходимые изменения в ЕГРЮЛ и регистрируют новый устав, если в него были внесены изменения, либо отказывают в оказании этой услуги. При отказе госпошлина, если вносились изменения в устав, не возвращается: считается, что налоговики, проверив документы и найдя в них ошибки (а более чем в 80% случаев причиной отказа становятся неверно составленные документы или их неполный комплект), свою работу сделали. Документы при этом возвращаются заявителю. В зависимости от ситуации он может:
    • устранить выявленные недочёты и подать документы заново, при этом госпошлину придётся оплатить повторно;
    • подать жалобу на действия налоговой в вышестоящую организацию — УФНС по своему региону или центральный аппарат ФНС;
    • обратиться с иском в суд.
  9. Наделить филиал имуществом, издав об этом приказ (образец).
  10. Поставить филиал на учёт в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования и Федеральном фонде обязательного медицинского страхования по месту его нахождения. Поскольку форма такого уведомления не утверждена, сделать это можно в произвольной форме. Например: «Настоящим уведомляю о создании филиала нашего ООО такого-то числа по такому-то адресу». Если нет планов набирать для филиала штат работников, делать это не нужно. Ставить филиал на учёт в налоговой инспекции по месту нахождения не следует, в роли налогоплательщика выступает головная компания, а на филиал возлагаются только функции по перечислению от её имени в бюджет налогов, подлежащих уплате по месту его нахождения.

По завершении всех этих процедур филиал может приступать к хозяйственной деятельности.

Видео: об открытии ООО и его филиала

Хозяйственная деятельность филиала

При ведении филиалом хозяйственной деятельности нередко возникают вопросы, кто, куда и какие налоги должен платить. Порядок уплаты налогов и подачи отчётности определяется видом налога.

Налог на прибыль организации и НДС, если компания является его плательщиком, перечисляются в бюджет по месту нахождения головной компании.

Порядок уплаты налога на имущество и транспортного налога зависит от того, на чьём балансе находится объект налогообложения. Если у филиала есть свой баланс и на нём числится движимое и недвижимое имущество, с которого уплачивается налог, делается это по месту нахождения филиала. Что касается транспортного налога, он уплачивается по месту регистрации транспортного средства. А значит, если оно зарегистрировано по месту нахождения филиала, что закон допускает, то там же платится и транспортный налог.

Когда в штате филиала или иного обособленного подразделения числятся наёмные работники, удерживаемый из их зарплаты НДФЛ и отчисления во внебюджетные фонды перечисляются по месту его нахождения. По месту нахождения филиала при таком раскладе подаётся и необходимая отчётность, в частности, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Часть реквизитов филиала отличается от присвоенных обособленному подразделению. ИНН есть только у головной компании, филиалу отдельный номер не нужен (он использует ИНН головной организации). А вот КПП и ОКТМО ему присваиваются отдельные.

свидетельство кпп

Коды КПП присваиваются и головной компании, и каждому её филиалу по месту их фактического нахождения

В 2018 году возможность получения справки о наличии у ООО обособленных подразделений не предусмотрена. Получить сведения о филиалах и представительствах фирмы можно с помощью выписки из ЕГРЮЛ. Она выдаётся по запросу как представителям юридического лица, на которое запрашивается выписка, так и всем желающим. Эти данные не являются налоговой или коммерческой тайной, так что никаких проблем с доступом к ним не возникает.

Заслуживает упоминание и ситуация, когда обособленное подразделение становится головным. Хотя такая возможность и не предусмотрена, но допустим вариант смены юридического адреса и места расположения компании, в результате которой головной офис перемещается по месту нахождения филиала. Филиал, по адресу которого переезжает головная компания, в таком случае закрывается или переносится в другое место. Ведь он после перемещения головного офиса утрачивает один из ключевых признаков обособленного подразделения — территориальную удалённость. При этом ничто не мешает образовать новый филиал по месту прежнего расположения компании.

Все необходимые для этого изменения документально оформляются протоколом общего собрания или решением единственного учредителя, отражаются в уставе фирмы, новую версию которого можно утвердить на том же общем собрании или в том же решении единственного учредителя. Затем вносятся необходимые коррективы в ЕГРЮЛ и регистрируется новая редакция устава.

Как закрыть обособленное подразделение

Последовательность действий при закрытии филиала примерно такая же, как при его открытии:

  1. Оформляется протоколом общего собрания учредителей или единоличным решением единственного учредителя соответствующее решение. Одновременно, если есть необходимость, утверждается новая редакция устава, отражающая эти изменения.
  2. В налоговую инспекцию по месту нахождения головной организации через три дня после собрания или издания решения единственного учредителя направляется уведомление о закрытии филиала. Сделать это можно при личном визите в ИФНС, по почте или личный кабинет на сайте ФНС России.
  3. В налоговую инспекцию направляется заполненная или заверенная нотариально форма Р14001, если изменения в устав не требуются, или Р13001 при внесении изменений в учредительные документы.
  4. Через пять дней после подачи документов получается ответ налоговой инспекции. Если оснований для отказа нет, результатом будет снятие филиала с учёта в налоговой и внебюджетных фондах и исключение сведений о нём из ЕГРЮЛ.

Однако до закрытия филиала предстоит решить вопросы с имуществом на его балансе, которое чаще всего переходит на баланс головной организации или иных обособленных подразделений, и персоналом филиала.

При увольнении работников филиала, расположенного в другой местности, процедура регламентируется ст. 81 Трудового кодекса РФ, где идёт речь об увольнении персонала при ликвидации организации. Особенность такого варианта состоит, в частности, в возможности уволить на этом основании беременных. Однако о предстоящем увольнении работники должны быть предупреждены за два месяца.

Больше свободы действий при увольнении, в том числе в случае закрытия филиала, открывает вариант расторжения трудовых договоров по соглашению сторон. Так, он позволяет не ждать до даты увольнения работника два месяца, но для увольняемых открывается теоретическая возможность настаивать на более щедрой компенсации, чем полагается при ликвидации фирмы, или как минимум настаивать на сопоставимой сумме.

Работник увольняется

Расторжение трудового договора по соглашению обеих сторон является самым мирным способом для прекращения отношений работодателя и персонала

Что будет за деятельность обособленного подразделения без регистрации

За неуведомление фискального органа о создании обособленного подразделения для организаций предусмотрен штраф в сумме 200 рублей. Штраф от 300 до 500 рублей накладывается за несвоевременное предоставление информации об обособленном подразделении на должностных лиц. Штрафы могут быть наложены в течение трёх лет с даты начала работы обособленного подразделения.

Аналогичные санкции предусмотрены и за несвоевременную постановку обособленного подразделения на учёт во внебюджетных фондах. Отдельный штраф взимается за каждый непредставленный документ. Ответственность за все нарушения в таком случае несёт именно организация, а не обособленное подразделение. Ведь оно юридическим лицом не является.

Более ощутимые наказания предусмотрены за нарушения порядка уплаты налогов, сборов и страховых взносов — 20% суммы соответствующего платежа и 40%, если налоговый орган докажет, что нарушение допущено умышленно.

За непредоставление отчётности по налогам, сборам и страховым взносам полагается по 5% от суммы к уплате, согласно несвоевременно предоставленному документу, за каждый полный или неполный месяц просрочки. При этом максимальная сумма штрафа составляет 30% таких платежей, а минимальная — одну тысячу рублей. Несут ответственность за несвоевременное предоставление налоговой отчётности и должностные лица — от 300 до 500 рублей за каждый документ.

Наказания за работу обособленных подразделений без регистрации скорее символические. Но надёжнее будет не портить свою репутацию в глазах налоговиков и делать всё по закону. К тому же это, как легко убедиться из вышесказанного, совсем нетрудно.