Сведения о трудовом стаже и деятельности человека фиксируются в трудовой книжке, которая заводится первым нанимателем, а потом бережно передаётся и хранится в местах последующей работы или, в случае отсутствия таковой, на руках у гражданина.
Форма и разделы книжки, правила внесения записей, оформления вкладышей и хранения трудовых чётко регламентируются законом и одинаковы для всех работающих граждан страны.
Руководитель организации или ИП самостоятельно занимается заполнением трудовых книжек только при условии, что он единственный работник. В остальных же случаях он письменным распоряжением назначает ответственное лицо – обычно сотрудника кадровой службы, а в небольших организациях – бухгалтера или администратора.
Хранение и учёт движения трудовых книжек
Чтобы не подвергнуться штрафам, предусмотренным Кодексом административных нарушений, работодатель должен чётко знать и соблюдать несколько правил относительно трудовых книжек:
1) У нанимателя всегда в наличии должны быть несколько запасных новых бланков книжек и вкладышей. За этим следит назначенное ответственное лицо, которое при необходимости оформляет заявку на закупку нужных бланков с последующим отчётом за потраченные суммы.
2) Чтобы строго учитывать получение, движение и выдачу трудовых книжек, вкладышей и дубликатов, в организации в обязательном порядке должны вестись два журнала:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, куда заносится вся информация о приобретении и выдаче к заполнению новых форм, в т.ч. серии и номера бланков;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемая отделом, который занимается наймом и увольнением сотрудников.
В журналах сквозным образом нумеруются все страницы, их сшивают нитками по корешку, заверяют подписью руководителя и скрепляют пломбой или сургучом.
Важно! Правилами не предусмотрена возможность замены сургуча и пломбы наклейкой из бумаги, проштампованной печатью организации.
3) Хранение трудовых книжек должно осуществляться таким образом, чтобы максимально обеспечивать сохранность документов. Инструкциями предлагается помещение книжек в сейфы или металлические шкафы.
Обычно сотрудникам выдаются на руки их трудовые в момент увольнения. Но бывает, что некоторые книжки остаются невостребованными. Тогда они продолжают храниться у работодателя до момента, пока их не заберёт сам сотрудник или, в случае его смерти, родственник.
Уничтожение трудовых книжек
Бланки трудовой книжки или вкладыша уничтожаются, если были испорчены в процессе заполнения. Так как у работодателя ведётся строгий учёт всех бланков, обязательно в момент уничтожения должен быть составлен акт, в котором надо письменно объяснить причину порчи, а в качестве доказательства вклеить вырезанный серийный номер уничтожаемого бланка.
Кроме того, уничтожаются книжки, невостребованные в течение 75 лет. Но, конечно, для большинства лиц, ответственных за трудовые, этот срок означает визу «хранить вечно».