Справка 2-НДФЛ — инструкция по заполнению 2016

Справка по форме 2-НДФЛ

• Скачать актуальный бланк 2-НДФЛ (Excel). Это новая форма от 30.10.2015

• Скачать образец заполнения 2-НДФЛ. Это образец по новой форме от 30.10.2015

• Скачать образец заполнения 2-НДФЛ по старой форме от 17.11.2010

 

Инструкция по заполнению

ВНИМАНИЕ: приказом ФНС России № ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015 утверждена новая форма 2-НДФЛ.

Внизу страницы — два образца справки 2-НДФЛ: по новой форме и по старой.

Нажимайте на каждое интересующее поле инструкции, чтоб появилась подробная информация.

Поле «Признак»

• Ставится 1 — в обычном порядке,
когда сдаёте справку о доходах сотрудника и удержанном НДФЛ.

• Ставится 2 — при уведомлении о невозможности удержать НДФЛ.

Невозможность удержать НДФЛ может быть, например, в случаях:

1) При выплате доходов в натуральной форме при условии отсутствия в дальнейшем выплат физлицам каких-либо доходов в денежной форме.

Например, вы выплатили доход физлицу в натуральной форме. Потом в том же налоговом периоде опять выплатили доход, но уже в денежной форме. Из этих денег вы должны также удержать НДФЛ, исчисленный с дохода в натуральной форме, но не более 50 % от суммы денежных выплат.

2) При выдаче физлицам подарков в ходе рекламной акции, розыгрышей, бонусной программы.

3) При выплате физлицам на основании решения суда суммы задолженности по зарплате в размерах, определенных в судебных решениях.

4) При обеспечении своим бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по возрасту, бесплатный проезд на железнодорожном транспорте один раз в год.

В таком случае необходимо сообщить в налоговую об этом не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, т.е., например, невозможно удержать НДФЛ в 2014 — уведомляем об этом не позднее 31 января 2015 года.
ВНИМАНИЕ: в 2016 году срок сообщения о невозможности удержать НДФЛ сдвинули — до 1 марта.

Поле «Номер корректировки»

Необходимо указать:

• 00 — при составлении первичной справки

• 01, 02, 03 и т.д. — при составлении корректирующей справки

• 99 — при составлении аннулирующей справки

Поле «Код ИФНС»
• Узнать его можете на сайте ФНС России вот здесь.
Поле «Код по ОКТМО»
• Его можно узнать на сайте ФНС России в сервисе «Узнай свой ОКТМО», либо в своей налоговой.
Поля «Налоговый агент», «ИНН» и «КПП»

• Налоговый агент: организации указывают, например, ООО «Фантик», а предприниматели - ИП + ФИО

• ИП указывают только ИНН, а организации ИНН и КПП

Поле «ФИО работника»

• При смене фамилии работника — укажите его новую фамилию. При этом в налоговой инспекции сведений о новой фамилии работника может не оказаться. Поэтому заранее приготовьте копию его паспорта. Отчество указывается при наличии.

• Фамилию и имя иностранных работников разрешается указывать латинскими буквами.

Поле «Статус налогоплательщика»

• Ставите 1 — если работник является резидентом РФ (в течение 12 следующих подряд месяцев пробыл на территории РФ 183 и более календарных дней).

• Ставите 2 — если работник не является резидентом РФ (пробыл на территории РФ менее 183 календарных дней).

• Ставите 3 — если работник является высококвалифицированным специалистом.

В соответствии с текстом закона, высококвалифицированным признается «иностранный гражданин, имеющий опыт работы, навыки или достижения в конкретной области деятельности, если условия привлечения его к трудовой деятельности в Российской Федерации предполагают получение им заработной платы в размере двух и более миллионов рублей за один год».

Кроме того, высококвалифицированные специалисты получают статус налоговых резидентов РФ с первого дня действия их трудового договора, а не по истечении 183 дней пребывания в РФ.

Теперь (с декабря 2015 года) введены дополнительные коды статусов налогоплательщика:

• Ставите 4 — если работник является участником государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом.

• Ставите 5 — для работников-иностранцев, имеющих статус беженцев или получивших временное убежище в России.

• Ставите 6 — для работников-иностранцев, которые работают на основании патента.

Поле «Гражданство (код страны)»

• Для граждан России — код 643.

•Коды для других стран смотрите здесь.

Поле «Код документа, удостоверяющего личность»

• Для паспорта гражданина РФ — код 21.

• Узнать другие коды различных видов документов можете на этой странице.

• ВНИМАНИЕ: с декабря 2015 года изменён код для Свидетельства о предоставлении временного убежища на территории РФ. Теперь необходимо указывать код 19, вместо кода 18.

Поле «Адрес места жительства в РФ»

• Указывается адрес работника по месту его постоянной регистрации на основании паспорта или иного подтверждающего документа.

• Адрес временной регистрации не пишется.

• Здесь также указывается адрес, по которому работник-иностранец зарегистрирован в РФ по местожительству или по местопребыванию.

Поле «Код страны проживания»

• Это поле заполняется только в отношении нерезидентов РФ и иностранцев.

• Указывается код страны и адрес места жительства работника в стране постоянного проживания.

Раздел 3. «Облагаемые доходы».

В шапке этого раздела ставите налоговую ставку:

• 13 % — для резидентов РФ.

• 30 % — для нерезидентов РФ.

Графа «Код дохода»

• Каждому виду дохода соответствует свой код.

• Так, например, по зарплате — 2000, по отпускным — 2012 и др.

• Для доходов, по которым отдельный код не предусмотрен, ставится — 4800 «Иные доходы»

• При выплате премий — если выплата за трудовые достижения — код 2000. Если премия приурочена, например, к празднику — это будут уже иные доходы — 4800.

• Полный перечень кодов по доходам смотрите здесь.

Графа «Код вычета»

• Здесь отражаются только профессиональные вычеты и вычеты, предусмотренные ст. 217 НК РФ.

• Коды для таких вычетов найдите в таблице здесь. Прокрутите таблицу ниже, коды для этих вычетов начинаются с кода 403, там по заголовку соответствующих вычетов сами увидите.

Раздел 4. «Налоговые вычеты».

• Здесь указываются стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные работнику в отчётном году.

• По каждому из этих вычетов найти код сможете всё в той же таблице «Коды видов вычетов налогоплательщика». Ссылку на неё мы привёли в предыдущем Разделе 3 - графа «Код вычета» (см. выше).

Поля «Уведомление, подтверждающее право на социальный и имущественный вычет».

• Для предоставления социального (за лечение и обучение) и имущественного вычета нужно получить в налоговой уведомление о праве на этот вычет, данные которого в этих полях и указываем.

Раздел 5. «Общие суммы дохода и налога».

Поле «Общая сумма дохода» — указывается общая сумма всех строк раздела 3.

Поле «Налоговая база».

• Указывается разница между общей суммой дохода и всеми налоговыми вычетами.

Поле «Сумма налога исчисленная». Указывается сумма исчисленного НДФЛ.

• Рассчитываем: Налоговая база * 13 % (налоговая ставка)

Поле «Сумма фиксированных авансовых платежей».

Это поле заполняется только в отношении иностранцев, работающих по патенту.

Поле «Сумма налога удержанная». Указывается сумма удержанного НДФЛ.

Поле «Сумма налога перечисленная». Указывается сумма перечисленного в налоговую НДФЛ.

Поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом».

Указывается сумма излишне удержанного НДФЛ.

• Вообще по закону излишне удержанный налог должен быть возвращён работнику, но если не успевают этого сделать к сроку сдачи справки 2-НДФЛ (к 1 апреля), тогда эта сумма вносится в данное поле.

Поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Указывается сумма НДФЛ, не удержанная в отчётном периоде.

Отображение в 2-НДФЛ возможных ситуаций

ВНИМАНИЕ: с 1 января 2016 года (согласно п.6 ст. 226 НК РФ) НДФЛ, удержанный с больничных (включая пособие по уходу за больным ребёнком) и отпускных пособий, нужно будет перечислять в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.

Ситуация: зарплату начислили в декабре 2015, а выплатили в начале января 2016. В этом случае декабрьскую зарплату отображаем в справке НДФЛ за 2015 год, включая пункты «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная».

Да, несмотря на то, что фактически НДФЛ будет удержан лишь в январе или даже позже, его сумму всё равно включаем в пункт «Сумма налога удержанная» справки за 2015 год.

Исключение: зарплата была начислена в 2015 году, но в 2016 так и не была выплачена к сроку сдачи 2-НДФЛ (к 1 апреля). Тогда эту зарплату нужно включить в справку 2-НДФЛ за 2016 год.

Ситуация: доходы работника в течение года облагались по разным ставкам. ФНС предлагает последовательно заполнять данные в разделах 3 и 5 вначале для одной ставки, потом — для другой.
При этом справка 2-НДФЛ должна быть одна!

 

— Образец заполнения справки по новой форме 2-НДФЛ —

2 ндфл новая форма 2015 образец заполнения

 

— Образец заполнения справки по старой форме 2-НДФЛ —

Образец заполнения справка 2-НДФЛ

16 Ответов по теме

  1. Наталья says:

    Спасибо за развёрнутую информацию. Подскажите, пожалуйста, на новом бланке нет ставится печать организации? На банке нет такого поля.

    • admin says:

      Здравствуйте. Пожалуйста. Если у вас есть печать, то можете её поставить примерно на том же месте, законодательство в этом вас не ограничивает. В официальном документе по заполнению, впрочем, вообще о печати ничего не говорится. Если хотите быть полностью уверенной в своих действия, уточните этот вопрос в вашей налоговой.

  2. Евгения says:

    Обратила внимание, что имя и отчество прописаны полностью (без сокращений), если написать инициалы (Фамилия И.О.) это ошибка? Или сокращения допускаются?

    • admin says:

      Добрый день. У нас принято здороваться, прежде чем задавать вопрос.

  3. Евгения says:

    Здравствуйте, ответ , тем не менее, вы не дали.

    • admin says:

      Здравствуйте ещё раз. Раздел «Данные о налоговом агенте». Исходя из официальной инструкции, наименование организации рекомендуется указывать в сокращённом виде согласно учредительным документам, например ООО «Лепесток». С ИП то же самое — ИП Самойлов К.Н. Но если укажете полное наименование — ошибки не будет. Можно сказать, без разницы как — но предпочтительнее сокращённый вариант.

      Что касается физических лиц, признаваемых налоговыми агентами, то здесь ФИО нужно указывать полностью без сокращений в соответствии с паспортными данными.

      В разделе «Данные о физическом лице» ФИО указывается тоже полностью без сокращений согласно сведениям документа, удостоверяющего личность.

  4. Маргарита says:

    Здравствуйте, в разделе I Порядка заполнения формы справки сказано, что если налоговый агент начислял доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 заполняются для каждой из ставок. Каким образом? Следует дублировать разделы? Спасибо.

    • admin says:

      Здравствуйте, Маргарита. В этом случае у вас получается одна справка 2-НДФЛ, но на нескольких страницах. Допустим, есть выплаченные доходы по ставкам 9% и 13%. Первая страница по ставке 13% заполняется полностью — 1,2,3,4 и 5 разделы. На последующих страницах (в нашем случае на странице для ставки 9%) заполняется только строчка «Справка о доходах физического лица за _ год № _ от _._._», а также строка «Налоговый агент». А дальше только разделы 3,4 и 5.

      Резюмируем: Чтобы составить справку 2-НДФЛ по нескольким ставкам, необходимо оформить листы этой справки отдельно для каждой ставки. НО: для основной ставки справка заполняется полностью по всем разделам, а последующие страницы по другим ставкам — заполняются только по разделам 3,4 и 5 + 2 вышеуказанные строчки из шапки и 1 раздела. Будьте внимательны: номер справки в шапке бланка на всех страницах указывается один и тот же. Ещё рекомендуется вверху бланка ставить номер страницы справки, например, «стр.2», «стр.3». Также на каждом листе ставится подпись и ФИО налогового агента или его представителя.

  5. Алеся says:

    Здравствуйте. Скажите пожалуйста, будет ли считаться ошибкой, сумма перечисленного налога уплачена и написана больше, чем сумма удержанного налога?

    • admin says:

      Здравствуйте. Проблемы могут возникнуть, когда человек не платит налоги вообще, либо когда платит меньше, чем нужно, нарушая при этом сроки. Вы же уплатили сверх положенного — кто же будет против «лишних» денег? Излишне уплаченный НДФЛ можно вернуть, написав заявление о возврате в налоговую. Если там небольшая сумма, то не стоит тратить на это время. Один важный момент: излишне уплаченный НДФЛ нельзя учесть в будущих платежах подоходного налога, т.е. «раз тут переплатили, значит, в следующем месяце меньше заплатим» — это является нарушением, сопровождающееся штрафами.

      • Алеся says:

        Добрый день. Я пишу в графе фактическую сумму уплаченного налога, но она на 2 рубля!!!! больше удержанного, и мне сообщают, что документ заполнен некорректно. Что делать?

        • admin says:

          Добрый день. Если через программу заполняете, и она выдаёт ошибку, то обратитесь к специалисту по этой программе. Если в налоговой отказали, то научитесь отстаивать свои права, заручившись аргументами с отсылкой к законодательству. Привыкайте, если не давать отпор налоговикам, вас постоянно гонять будут, пользуясь тем, что не разбираетесь в законах. Это при условии, что вы, действительно, заполнили всё, как написали здесь, и ошибки на вашей стороне нет. Не хотите разбираться в этом — обратитесь к бухгалтеру, возьмут копейки за 2-ндфл.

  6. Светлана says:

    Добрый день, подскажите пожалуйста, сдавать 2 ндфл нужно по новой справке, или можно по старой отчитаться за 2015 год.

  7. Илья says:

    Добрый день! Подскажите, если сотрудник просит в новом году выдать ему справку за 2014 год, то я должен так же сделать ее на новом бланке? Спасибо!

    • admin says:

      Здравствуйте. Да, конечно, используется только новая форма 2-НДФЛ, независимо от того, за какой год её оформляете.