Выдача наличных денег в подотчёт

Заявление на выдачу денег в подотчёт

• Смотреть образец заполнения в 2х формах.

Подотчётные деньги – деньги, выданные сотруднику (подотчётному лицу) на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или ИП.

Это могут быть командировочные, хозяйственные расходы: например, покупка канцтоваров, полиграфических рекламных материалов и т.п.

Для выдачи денег в подотчёт составляется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма выдаваемых наличных денег, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.

Если руководителю организации нужно взять деньги под отчёт, то он также должен написать заявление, но составленное немного по-другому (См. в образце по вышеуказанной ссылке).

В течение 3х рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или со дня выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю) авансовый отчёт с прилагаемыми документами, подтверждающими произведённые расходы.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом он может взять снова деньги в подотчёт.

 

На какой срок выдаются подотчётные деньги?

Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги в подотчёт, законом этот период никак не ограничивается. Главное, в заявлении подотчётного лица этот срок должен быть чётко указан, а руководитель даёт своё согласие посредством подписи.

Как уже было сказано, наличные деньги должны быть возвращены в течение 3х рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги. Если подотчётное лицо в заявлении не указывает, на какой срок получает деньги, тогда наличные нужно вернуть в течение 3х рабочих дней со дня их получения.

Если вы выдали деньги работнику, например, на полгода, он имеет полное право не возвращать их до окончания установленного срока. Досрочно вернуть он их может либо по собственному желанию, либо при увольнении.

 

Подотчётные деньги на зарплатную карту

Можно ли перечислять деньги под отчёт на банковские зарплатные карты сотрудников? Да, можно (письмо Минфин РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014), но при условии, что это изначально предусмотрено в учётной политике организации.

Кроме того, в платежном поручении необходимо указать, что перечисленные средства являются подотчетными. При этом работник пишет заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а при возвращении подотчётных денег он к авансовому отчёту должен приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Так как в стандартном бланке авансового отчёта предусмотрена только одна форма выдачи подотчётных денег – в наличной форме, организация вправе разработать и применять свою собственную форму авансового отчёта, которая включает в себя выдачу подотчётных денег путём перечисления их на зарплатные карты сотрудников.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>