Show

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца в различных ситуациях

После принятия закона в 2017 году, который обязует всех предпринимателей использовать исключительно новое кассовое оборудование, работающее онлайн, принцип работы кассиров остался прежним. Однако важно понимать, как работает онлайн-касса, для беспроблемного осуществления продаж и соблюдения всех обязательных правовых норм.

Принцип работы

Онлайн-касса

По сравнению со старым образцом, новый кассовый аппарат имеет ряд преимуществ

Модернизированная кассовая техника, в которой используется фискальный накопитель и данные напрямую отправляются в налоговую службу, называются онлайн-кассами. Использовать другие виды подобных приборов учёта запрещено, поэтому они применяются во всех магазинах, кафе, ресторанах и прочих местах.

Этапы работы такого ККТ состоят из следующего алгоритма:

  • покупатель вносит оплату за товар;
  • данные об осуществлённой операции передаются в фискальную службу;
  • оператор присылает подтверждение о принятии — без него необходимый документ не будет сформирован;
  • чеку присваивается фискальный признак;
  • от ФС данные передаются в налоговую, где система их накапливает в хранилище.

Онлайн-касса работает по аналогичному со старым образцом принципу и почти не имеет с ним отличий — только дополнительные возможности:

  • отправление чека клиенту в электронном виде;
  • обновлённое программное обеспечение;
  • фискальный накопитель работает практически автономно.

Эти устройства упростили проверки налогов, сделали процесс торговли более прозрачным, а их разнообразие на рынке позволяет предпринимателю выбрать аппарат, соответствующий специфике его работы.

Кто допускается к работе с онлайн-кассами

Кассир

Для допуска к работе с онлайн-кассой необходимо пройти обучение

Для работы с оборудованием работник должен:

  • пройти обучение с полным инструктажем — в специализированных технических центрах обслуживания, у производителя ККТ, у работодателя на месте;
  • подписать документ о материальной ответственности.

Открытие смены: как начать работать с кассовым аппаратом

Открытие смены

Начинается работа с онлайн-кассой с формирования отчёта об открытии смены

Явиться на рабочее место кассир должен за полчаса до начала смены. После этого необходимо провести следующие манипуляции:

  • получить ключи, ленту, деньги для размена;
  • подключить кассу к сети;
  • заправить её необходимыми выданными материалами, ввести требующиеся сведения.

Для включения может понадобиться авторизация, её выдают каждому сотруднику индивидуально. Это может быть собственный номер или пластиковая карта.

Открытие смены в ККТ происходит после следующих действий:

  • кассир выбирает в меню раздел «Открытие смены», отчёт отправляется оператору ФС;
  • для проверки ленты и общей работы пробивается несколько пустых чеков;
  • производится перерасчёт всех средств кассы, который сверяется с Х-отчётом.

Как производятся расчёты

Работа с онлайн-кассой

Клиент имеет право потребовать отправление чека на его электронную почту или с помощью СМС-сообщения — в ККТ предусмотрена такая возможность. Работник кассы обязан исполнить просьбу

После совершения покупки покупателем, кассир должен:

  • назвать полную стоимость;
  • учесть возможные скидки;
  • принять у покупателя оплату, она может быть двух видов:
      • наличными;
      • с помощью банковской карты;
  • распечатать чек.

Все данные при этом фиксируются, отправляются в требующиеся службы.

Действия при допущении ошибки в работе с кассовым аппаратом

Ошибка при работе с онлайн-кассой

Выбор действий по устранению проблемы зависит от её вида: неприменение онлайн-кассы либо ошибки в чеке

За неприменение ККТ или ошибке при расчёте операционисту грозит штраф. Но есть законные способы исправить неприятность.

Неприменение онлайн-кассы

В этом случае нужно делать чек-коррекции. Для этого следует действовать таким образом:

  • Составить акт, в нём указываются: операции, произведённые без ККТ, дата, время, когда они происходили, вид товара, стоимость. В нём необходимо указать причину неиспользования. Документу присваивается номер.
  • Формируется чек-коррекции. Здесь нужно выбрать такие пункты:
      • признак расчёта – «Приход» или «Расход» (в зависимости от операции, когда кассу не применили);
      • указываются причины коррекции: самостоятельная или по предписанию;
      • вписывается номер акта;
      • указывается дата.
  • После этого требуется сообщить о своих действиях в инспекцию.

Ошибки в чеке

Бывают различные ситуации, действия зависят от конкретной:

  • Кассир указал неправильную сумму. В таком случае нужно сформировать два чека: «Возврат прихода», затем «Приход».
  • Лишний товар в чеке. Необходимо выполнить «Возврат прихода». При необходимости вернуть покупателю разницу.

Документы, обязательные к заполнению при ведении онлайн-кассы

Кассовая книга

Ведение этого документа обязательно

При массовом применении онлайн-касс многие требующиеся до этого сопутствующие документы отменили, но некоторые из них до сих пор обязательно нужно вести кассиру.

Согласно необходимым указаниям, операции оборота денежных средств, осуществляемые на кассовом аппарате, должны дублироваться в следующих документах:

  • кассовой книге — в ней производится учёт всех полученных и выданных средств;
  • приходном кассовом ордере — выписывают получения компанией любых наличных средств;
  • расходном ордере — заполняется при выдаче наличности из кассы.

Для отслеживания выручки требуется вести Х-отчёт. Он не отправляется в ФС и налоговую, а является своеобразной помощью для удобства отслеживания денежных операций. Гашение выручки из него не производится.

Главными данными, вносимыми в такой отчёт, являются:

  • дата, время;
  • общая сумма наличности в определённом промежутке времени;
  • итоги продаж;
  • число продаж за смену;
  • наличные и безналичные оплаты;
  • количество чеков.

Как производится закрытие смены

Конец рабочего дня

При закрытии смены автоматически формируется отчёт

Для исключения блокировки смену необходимо закрыть до того, как пройдёт 24 часа после её открытия.

При закрытии создаётся документ, отправляемый ОФС. В нём содержится такая информация:

  • сколько чеков выдано за всю смену;
  • количество сформированных чеков, но не переданных оператору;
  • сведения о кассире.

Сформировав отчёт, кассир должен отдать полученную выручку инкассатору, выключить онлайн-кассу, сдать инвентарь для пользования ККТ.

Чего нужно избегать при работе на кассе и что делать при возникновении сбоев

Сбой в работе кассовых аппаратов

Если произошло отключение интернета, данные в ККТ будут храниться в течение 30 дней

Для правильной работы операционисту следует:

  • Следить за отправлением чека в налоговую. Это осуществляется в личном кабинете сайта фискальной службы. Если произошёл сбой, чек необходимо отправить ещё раз.
  • Никогда не отказывать в выдаче копии чека (электронной). Это грубое нарушение карается штрафом.
  • Всегда быть внимательным к кассовому аппарату:
      • не оставлять его без присмотра;
      • запрещать приближение в нему посторонних;
      • не хранить в нём личные деньги.

Возможные сбои в работе

Если произошло отключение интернета, данные для фискальной службы хранятся в устройстве месяц. При отсутствии подключения после истечения этого периода касса будет заблокирована.

При нестабильном соединении сохранённые данные автоматически будут отправляться с каждым его появлением.

При отключении электроэнергии в момент продажи кассиру придётся сформировать до закрытия смены чек-коррекции. Там будет указана сумма без названия товара.

Видео: Особенности работы с онлайн-кассой и возможные проблемы, которые могут возникнуть

Работник исключит любые неприятности, которые могут быть связаны с прибором, если будет соблюдать ключевые правила работы с кассой и корректно вести сопутствующую документацию.