Важно знать предпринимателю: для чего нужно обслуживание онлайн-кассы в 2019 году?

Согласно закону 54-ФЗ ст.2 п.2 с 01.02.2017 года контрольно-кассовая техника (ККТ) должна отправлять чеки в Федеральную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД). Чтобы иметь возможность работать без перебоев, вовремя устранять технические неполадки, владельцу необходимо обеспечить обслуживание онлайн-касс.

Зачем нужно техническое обслуживание онлайн-касс

Закон 54-ФЗ не предусматривает обязательное заключение договора с Центром технического обслуживания (ЦТО). Никакого наказания со стороны государства за его нарушение не предусмотрено. Пользователь может самостоятельно произвести регистрацию, сделать настройки. Но прежде чем отказываться от официальной поддержки ЦТО, нужно хорошо подумать: техника может выходить из строя в самые неожиданные моменты.

Договор гарантирует быстрый вызов специалиста и оперативную помощь по телефону через звонок на горячую линию техподдержки. Кроме этого, по нему будут проводиться регулярные профилактические осмотры, тестирование и настройки, что предотвратит возможные сбои в работе. Таким образом, экономия на техническом обслуживании онлайн-кассы может вылиться в значительные расходы времени, денег и нервов, когда понадобится помощь специалиста и нужно будет срочно организовать работу.

Услуги техническое обслуживание онлайн-касс

К обязательным работам по техническому обслуживанию онлайн-касс можно отнести замену ФН. Все остальные услуги осуществляются в качестве профилактики или в случае поломки техники. В зависимости от сложности и нагрузки используемого оборудования, ЦТО предлагают разные виды договоров:

1. С помесячным обслуживанием. Средняя цена 600 рублей.
2. Ежеквартальным. Стоимость договора составляет 1500 рублей.
3. Один раз в год. Средняя стоимость такого обслуживания 5000–6000 рублей.

Каждый пользователь может выбрать наиболее подходящий вариант договора для себя.

Диагностика ККТ

Для предотвращения серьёзных сбоев в работе следует регулярно проводить диагностику ККТ.

Что в неё входит:

• внешний осмотр техники;
• тестирование всех механических узлов и блоков на их работоспособность;
• правильность и чёткость нанесения на кассовую ленту необходимых реквизитов;
• смазка и чистка всех рабочих узлов;
• проверка наличия и установка обновлений для программного обеспечения;

После оказания услуг, техник обязательно опломбирует корпус ККТ и заполнит всю необходимую документацию. Такие работы проводятся ежеквартально, их стоимость зависит от расценок ЦТО и составляет 1200–1800 рублей.

Замена фискального накопителя

Для юридических лиц замена ФН должна проводиться один раз в год, для индивидуальных предпринимателей — раз в 3 года. Что входит в работы по договору технического обслуживания:

• выезд специалиста на рабочее место пользователя, где непосредственно установлена касса;
• замена старого ФН на новый;
• подключение к интернету;
• помощь при перерегистрации онлайн-кассы в ФНС;
• перерегистрация ККТ в ОФД.

Средняя стоимость услуги по замене ФН составляет 1500 рублей.

Гарантийный и негарантийный ремонт

Гарантийный ремонт проводится бесплатно при условии целостности пломбы. По истечении срока гарантии он будет проводиться за отдельную плату, согласно действующим расценкам ЦТО. Без учёта серьёзных поломок, вышедших из строя запчастей, к гарантийному и послегарантийному ремонту можно отнести следующие виды работ:

• ввод в эксплуатацию, первоначальная настройка, постановка на учёт в ФНС;
• плановые профилактические операции;
• тестирование и диагностика ККТ;
• установка последних обновлений на программное обеспечение, используемое на кассовом модуле (front-office);
• частичная разборка аппарата для смазки и чистки рабочих механизмов, модулей и узлов;
• консультация пользователей по работе с ККТ и кассовой программой;

Средний ремонт, к которому относится замена узлов и блоков, обойдётся в 1000 рублей. Мелкий ремонт при помощи программных средств стоит около 500 рублей.

Перепрошивка ККТ

Согласно Приказу ФНС РФ № ММВ-7–20/229 от 21.03.2017 года, все онлайн-кассы должны работать на новом формате фискальных данных (ФФД), не ниже версии 1.05. Чтобы обеспечить переход на актуальный ФФД, были выпущены новые драйвера, которые распространяются бесплатно для всех пользователей. После перехода на версию 1.05 может понадобиться перерегистрация ККТ, это будет зависеть от параметров предыдущих настроек.

Средняя цена на перепрошивку составляет 1000 рублей, но многие ЦТО предоставляют эту услугу для своих клиентов в рамках договора на техническое обслуживание бесплатно.

Ввод или редактирование базы товаров и услуг ИП

Для разных видов ККТ отличается ввод номенклатуры в онлайн-кассу:

1. Если работа ведётся с применением фискального регистратора, то вводить данные в кассу не потребуется. Все позиции номенклатуры находятся в кассовой программе, в которой пользователь ведёт учёт, и выводятся непосредственно на чек.
2. При использовании автономной онлайн-кассы данные о товарах и услугах необходимо будет предварительно в неё загрузить. Сделать это можно через компьютер с помощью специальной программы, напоминающей по своему функционалу Excel. Чтобы товар отобразился на кассовом чеке, продавец должен будет вводить его номер или артикул.
3. Смарт-терминал позволяет работать с несколькими вариантами ввода номенклатуры, в том числе может брать данные из облачных сервисов.

Средняя стоимость услуги ввода данных номенклатуры составляет 1500 рублей.

Переподключение онлайн-кассы в сложных случаях

Сложные настройки рассматриваются индивидуально, цена будет складываться из стоимости задействованных материалов и запасных частей, а также общего объёма работ. Для переподключения ККТ необходимо сделать следующие шаги:

• обеспечить техническую возможность подключения онлайн-кассы к сети интернет;
• помочь пользователю с перерегистрацией аппарата в ФНС;
• произвести программирование и настройки внутренних таблиц онлайн-кассы;
• добавить позиции номенклатуры в базу данных ККТ;
• ввести регистрационные данные и настроить связь с ОФД;
• зарегистрировать кассу в ОФД.

Как выбрать лучший ЦТО и правильно составить договор

Для того чтобы выбрать лучший ЦТО для заключения договора технического обслуживания, нужно обратить внимание на следующие моменты:

1. Наличие лицензии и документации.
2. Опыт работ сервисного центра (должен быть более трёх лет).
3. Список оказываемых услуг и наличие комплексных работ.
4. Возможность реализации ККТ.

При заключении договора на обслуживание ЦТО обязан сохранить гарантию производителя на кассовое и торговое оборудование. Обязательно указывается скорость реагирования исполнителя на запросы пользователя, по договору она должна быть быстрее.

Кроме этого, следует обозначить количество и периодичность выездов на плановое обслуживание, общий срок действия договора, способы расчётов за оказанные услуги.

Необязательно доверять обслуживание ККТ профессионалам, и заключать договор с ЦТО. Каждый пользователь может самостоятельно проводить все необходимые работы. Только нужно помнить, что в случае серьёзной поломки, никто не сможет оперативно прийти на помощь, а за работу без применения онлайн-кассы предусмотрены большие штрафы.