Коммерческое предложение от А до Я

Уже давно не секрет, что для успешного ведения бизнеса необходимо доводить философию своей компании до потенциальных клиентов с помощью разнообразных рекламных средств, грамотно представлять свои услуги и товары. Коммерческое предложение как ничто иное может стать визитной карточкой вашего бизнеса, на его основе будут заключаться деловые контракты. Но в наш век ежедневных рекламных рассылок, спама, одним словом, необходимо как-то выделить ваше предложение. Для того чтобы оно стало уникальным, следует прислушаться к советам профессионалов, зарекомендовавших себя на этой стезе. Так что же необходимо знать для составления грамотного коммерческого предложения, как довести его до потенциальной аудитории и каким образом участвовать в госзакупках.

Коммерческое предложение: значение и виды

Коммерческое предложение — это вид рекламного текста, призванного привлечь внимание новых клиентов или поддержать интерес уже существующих к услугам какой-либо компании.

С образцем коммерческого предложения можно ознакомиться здесь. Краткость, но вместе с тем ёмкость и качество — основные три кита вашего коммерческого предложения. Каждое создаваемое предложение должно быть направленным на определённую аудиторию. В связи с этим следует чётко представлять себе, кого вы хотите привлечь. Ни для кого не секрет, что пожилых людей вряд ли заинтересуют товары и услуги, рассчитанные на молодое поколение. Коммерческое предложение должно отвечать следующим требованиям:

• привлекать внимание к своему содержимому;
• формировать заинтересованность у потенциальной аудитории;
• побуждать человека воспользоваться услугами вашей фирмы или приобрести продукцию;
• стимулировать покупки с помощью различных скидок.

Пример предложения на составление проектной документации тут. Вся деятельность, направленная на формирование заинтересованности у потенциальной аудитории к компании и её продукции при помощи различных рекламных средств, регулируется Федеральным Законом от 13 марта 2006 г. №38-ФЗ «О рекламе». Коммерческое предложение, как уже выяснилось, является одним из множества существующих рекламных средств. Закон «О рекламе» чётко определяет, какой должна быть информация рекламного характера, на каких условиях распространяться, что не должно в ней отражаться и что представляет собой ненадлежащая реклама. Нарушители законодательства несут ответственность за свои неправомерные действия. Помимо этого существует Закон о государственных закупках, представляющий исчерпывающую информацию об основных принципах проведения закупок и подачи заявок на это мероприятие. Как правило, предложения от компаний делятся на два вида.

Таблица: виды коммерческих предложений

Помимо этого существует и другая классификация коммерческих предложений, согласно которой предложения могут быть:

1. Типовыми. Текст одинаков для всех потенциальных клиентов, которым он рассылается. Служит для пополнения базы клиентов. По своей сути ничем не отличается от ранее упомянутого неперсонифицированного предложения.
2. Индивидуальными. Составленный текст предусмотрен для одного клиента/организации. Первоначально этот клиент тщательно изучается для выявления его интересов. В отсылаемом этому клиенту предложении расписываются преимущества сотрудничества именно с этой компанией. При этом обращаются к клиенту по полному имени.
3. Горячими. Рассчитаны на определённых и уже подготовленных клиентов. Есть вероятность, что такой текст будет изучен, особенно в том случае, когда потенциальный клиент сам заинтересован в услугах или продукции вашей фирмы.
4. Холодными. В таком тексте нет обращения к кому-либо конкретно и рассылается, как правило, по электронной почте всем без разбору. Зачастую расценивается как навязчивая реклама, спам, и удаляется непрочитанным.

Видео: типы коммерческого предложения

Правила составления коммерческого предложения

Как уже говорилось, коммерческое предложение должно быть клиентоориентированным, в связи с чем предварительно проводятся различные маркетинговые исследования по изучению рынка и особенно того сегмента, в котором задействована ваша компания. Обязательными элементами любого коммерческого предложения будут:

1. Заголовок, который может содержать графическое изображение (логотип фирмы или компании).
2. Основная часть, в которой будет изложена информация рекламного характера.
3. Данные, с помощью которых можно связаться с компанией в случае согласия потенциального клиента на сотрудничество.

Как советуют многие известные бизнесмены, для изложения коммерческого письма лучше употребить фирменный бланк компании, так будет выглядеть солиднее. Графическое изображение (логотип) сделает данный вид рекламного средства наиболее наглядным и запоминающимся. В персонифицированном письме к потенциальному клиенту следует обратиться по имени и отчеству (например, Уважаемый Николай Николаевич), что продемонстрирует заинтересованность именно в этом человеке. Если письмо рассчитано на широкую аудиторию, стоит постараться предварительно выявить общие черты и нужды у предполагаемых клиентов, и сделать акцент предложения именно на этих чертах. Заголовок должен быть цепляющим, ярким по содержанию, провоцирующим желание ознакомиться до конца с предложением. Начало коммерческого письма не менее значимо, чем заголовок. Если начало не вызывает дальнейшего интереса, то все ваши труды пойдут насмарку. Вам предстоит донести до клиента, что именно вы избавите его от проблем.

Если вы являетесь рекламным агентством полного цикла, а выбранная вами компания участвует в выставках, договоритесь, что все этапы подготовки берёте на себя. Это избавит партнёра от необходимости заключать и подписывать сложные контракты на аренду места, покупку и сборку стенда, разрешит все сложности по поводу оформления рабочего места, завоза сувенирной продукции и раздаточных материалов.

Предварительно для себя можно составить план, с которым будет соотноситься основной текст предложения. План может содержать пункты, в которых:

• затронута проблематика (описание проблемы);
• предложено решение именно этой проблемы;
• расписаны преимущества вашей компании (каким образом вы решите проблему);
• описаны интересные акции;
• побуждают к сотрудничеству или покупке.

Не следует описывать историю компании, это лишь сделать длинным и скучным. Достаточно пары предложений о ваших успехах, можно с сылкой на тех, кто пользовался услугами компании. Вообще достаточно 1–2 листов текста формата А4. Как советует один из мастеров в написании рекламных текстов в Рунете, Дмитрий Кот, язык написания коммерческого письма должен быть простым. Не следует использовать терминологию, известную лишь узкому кругу людей.

Форматирование поможет разделить текст на логические фрагменты, удобные для чтения. Размер каждого обзаца — не более 5–6 строк.

Многие бизнесмены советуют использовать фразы, побуждающие к действию. Это может быть фраза: «Позвоните нам прямо сейчас! Вас ждёт скидка …%» или «Поспешите! Предложение действует 5 дней!». Нелишним в тексте будет использование наглядных изображений, маркированных списков. Помните, что сплошной текст без абзацев и графических элементов нечитабелен. Конечно, не стоит забывать о правильном написании слов без орфографических ошибок. Письмо с ошибками, как минимум, развесилит читателя. Не стоит использовать в тексте предложения слово «невозможно». Как говорил американский бизнесмен Роберт Кийосаки: «Слово «невозможно» блокирует ваш потенциал, в то время как вопрос «как мне это сделать?» заставляет мозг работать на полную катушку». В конце коммерческого предложения указываются контактные данные того лица, кто несёт ответственность за обратную связь. Не забудьте указать электронную почту и ФИО. И последнее, старайтесь использовать нестандартные, т. е. незаезженные подходы к составлению предложения, не стоит чересчур увлекать предлагаемыми шаблонами. Следуйте интуиции и логике, что было бы вам интересно на месте потенциальных клиентов? Иногда допустимы отхождения от правил грамматики. Так как предложение должно читаться легко, текст лучше составить таким образом, чтобы он напоминал неформальное общение между продавцом и покупателем. В таких случаях допускается использование фрагментов фраз и предложений. Ознакомиться с образцом коммерческого предложения на поставку оборудования можно здесь.

Видео: составляем коммерческое предложение

Особенности составления заявки на участие в госзакупках

Стоит сразу оговориться, что несоблюдение договорных обязательств кем-либо из сторон (участником или заказчиком) приводит к судебным разбирательствам. В связи с этим к участию в госзакупках следует подойти со всей ответственностью, а также подготовиться заранее. Согласно Федеральному Закону о государственных закупках (от 05.04.2013 №44-ФЗ) недопустимо предъявлять обязательные требования к оформлению заявки, но приветствуется предоставление примерной формы. Образец бланка заявки тут. Компании, участвующие в госзакупках впервые, как правило, следуют определённому шаблону. Для участия в госзакупках в электронном виде, заявка должна подаваться также в электронном виде. Участники, бесспорно, заинтересованы в том, чтобы их заявка была рассмотрена, а не отклонена. Чтобы отклонения не произошло, при её заполнении следует:

• использовать общепринятые обозначения и наименования;
• избегать формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
• уделить особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.

Помимо вышеупомянутых участник должен предоставить следующие сведения:

• согласие на оказание услуг, выполнение работ и поставку товаров на тех условиях, что предусмотрены в документах о закупке;
• наименование поставляемого товара;
• товарный знак (при наличии);
• количество;
• конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика;
• документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (к гарантии, например).

Участник указывает и свои реквизиты:

1. Наименование фирмы;
2. Почтовый адрес и место нахождения;
3. Номер телефона, по которому с ним можно связаться;
4. ИНН.

К заявке в обязательном порядке прилагаются документы, которые подтвердят, что участник имеет право и возможность заключить контракт. Не стоит забывать и о декларации, содержащаяся информация в которой должна соответствовать действительности. Декларация сообщает, что фирма продолжает осуществлять свою деятельность, у неё отсутствуют задолженности, налоги оплачиваются вовремя, а у руководителя и главного бухгалтера нет судимости. Также при подаче заявки следует помнить о соблюдении установленных сроков. Сроки эти различаются для разных способов закупки.

Видео: формирование заявки на участие в закупках

Способы отправки коммерческих предложений и регистрации

Коммерческие предложения, как правило, направляются по почте: обыкновенной либо электронной. Если вы выбрали первый способ, т. е. хотите отправить предложение обычным письмом, воспользуйтесь несколькими советами:

• используйте качественную бумагу и конверт;
• буквы письма должны быть пропечатаны чётко, иначе оно произведёт плохое впечатление. Заранее проверьте, хватает ли чернил в принтере;
• проверьте текст на ошибки;
• убедитесь, что указан точный адрес.

Считается, что данный способ отправки письмо предпочтительнее рассылки по электронной почте, хотя есть вероятность, что оно затеряется либо придёт не вовремя. Электронные письма воспринимаются потенциальными клиентами как спам и часто удаляются непрочитанными. В некоторых случаях коммерческое предложение вручается непосредственно клиенту. В таких ситуациях письма доставляются курьером. Можно воспользоваться таким способом, если у вас персонифицированное коммерческое предложение. Каким бы способом вы ни воспользовались, нелишним будет через день-два связаться с клиентом для напоминания о себе. Если решено отправить предложение по электронной почте, не стоит забывать про сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо — это краткое описание коммерческого предложения. Оно необходимо для того, чтобы клиент имел представление, какого рода информация содержится в приложенном файле. Пишется оно в произвольной форме, начинается с обращения к конкретному лицу. Основная часть сопроводительного письма повествует о компании, которая предлагает сотрудничество. В конце письма обязательна подпись отправителя, должность, наименование компании и полное имя отправителя. Образец сопроводительного письма здесь. Все поступающие заявки (коммерческие предложения) регистрируются в специальном журнале, где отображается информация следующего рода:

• регистрационный номер;
• дата договора;
• наименование компании;
• предмет договора;
• срок действия договора;
• ответственное подразделение;
• цена договора;
• наличие приложений;
• кто подписал.

Журналы разных компаний могут отличаться. Пример журнала регистрации тут.

Как ответить на коммерческое предложение

Если потенциальный клиент заинтересован в сотрудничестве с компанией он отвечает согласием в письменном виде (или электронном). Будущий клиент может возложить эту задачу на кого-либо из своих сотрудников, но кто бы ни написал письмо-согласие, он должен обладать навыками деловой переписки. Такое письмо пишется на имя того человека, чья подпись стоит под письмом-предложением. Оформляться может как в произвольной форме, так и по предусмотренному компанией шаблону. Лучше писать письмо-согласие на фирменном бланке с логотипом и реквизитами. В журнале учёта исходящей корреспонденции заносится дата и номер письма. Письмо, содержащее положительный ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. С образцом можно ознакомиться здесь. В письме обязательно указывается ссылка на документ, который стал причиной его написания. Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если потенциальный клиент не заинтересован в сотрудничестве, он направляет письмо-отказ. Данный вид письма содержит такие же элементы как само предложение, а именно начало (обращение и заголовок), основной раздел и заключение (подпись и дата). Отказ следует выразить корректно, возможно в дальнейшем вы будете заинтересованы в сотрудничестве. Письмо-отказ также регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Посмотреть пример можно тут.

К составлению коммерческого предложения следует отнестись со всей ответственностью, тщательно продумать его начало, основную часть и заключение. Для того чтобы коммерческое предложение заинтересовало аудиторию и заказчиков, нелишним будет обратить внимание на опыт известных бизнесменов в этом деле. И всё же не стоит бояться импровизации. Выдумайте свой нестандартный подход к составлению и оформлению предложения, и кто знает, может в дальнейшем будут цитировать именно вас. После того как предложение будет готово, необходимо доставить его заказчику или другому потенциальному клиенту наиболее подходящим для этого случая способом.